هل تحسن إدارة وقتك أغلى موارد حياتك؟

إنّ أهم خطوة في حل أي مشكلة أو في تطوير ايّ أداء هي التعرّف الصادق على المشكلات وعلى الأماكن الأكثر حاجةً للتطوير. استكشف مع الاختبار التالي مدى معرفتك ونجاحك في تطبيق المبادئ الخمسة لإدارة الوقت الفعّالة في حياتك.

إنّ إدارة الوقت الفعّالة تشبه التحكّم بشراع السفينة على يدي ملّاح ماهر يعرف غايته. تتقلّب الرياح بين كل ساعة وأخرى ولكنّ السفينة تبقى متجهة نحو هدفها باستمرار. نعم، قد يفاجأ بالتأخير أو بالهزيمة في معركةٍ أمام عاصفةٍ عاتية لكنه في النهاية سيكسب التحدّي.

معرفة الإنسان كيف يدير وقته تكسبه السيطرة على مجرى الأحداث في حياته.
بدلاً من ساعات العمل المجهد وغير الفعّال، وبدلاً من تشتيت الانتباه والطاقة في نواحي كثيرة ثم العجز عن إنجاز ما ينبغي في أي من تلك النواحي ستساعدك إدارة الوقت الفعّالة على اختيار ما تقوم به ومتى تقوم به، وهو مطلبٌ جوهري لتحقيق أيّ إنجاز ذي قيمة معتبرة.

تهدف الأسئلة التالية إلى مساعدتك في التعرّف على نواحي إدارة الوقت التي تحتاج إلى أكبر قدرٍ من الاهتمام والإصلاح لديك. وسوف ترشدك تحليلات الإجابات إلى النواحي التي ينبغي أن تركّز عليها حتّى تتحكم بوقتك وتبدأ العمل بفاعليّة.

أسئلة الاختبار:

في كلٍ من البيانات التالية حدّد في المربع المجاور لرقم السؤال التقييم الذي تراه أقرب لممارستك الواقعيّة

أ- غالباً   ب– كثيراً   ج- أحياناً    د– نادراً    ﻫ – أبداً

1-  هل المهمّات التي تعمل عليها كلّ يوم هي المهمّات ذات الأولوية الكبرى لديك؟

2-  هل تجد نفسك تنهي المهمّات لاهثاً في اللحظة الأخيرة أو تضطر إلى طلب التمديد؟    

3- هل تخصص مساحةً زمنية من أجل التخطيط ورسم الجداول الزمنية؟  

4- هل تعرف كم تمضي من الوقت في إنجازِ كلٍ من مهمّاتك؟

5-  كم تجدُ نفسك منشغلاً في التعامل مع المقاطعات الجانبيّة؟

6- هل تستخدم عملية تحديد الأهداف لتقرير المهمّات والنشاطات التي عليك العمل عليها؟

7-  هل تترك في جداولك الزمنيّة وقتاً احتياطياً للطوارئ غير المحسوبة؟

8- هل تعرف قيمة كل من المهمّات التي تشتغل عليها؟ (متدنّية، متوسطة، أم كبيرة)

9- عندما تسلم إليك مهمة جديدة فهل تحلّلها لتقدير أهميتها ثمّ تقرر أولويتها تبعاً لذلك؟

10- هل تعاني من الضغط والتوتر في تلبية الالتزامات والمواعيد النهائية؟

11- هل تقوم عوامل الإلهاء والتشتيت الجانبية بمنعك من العمل على مهمّاتك الأساسية؟

12- هل تجد نفسك مضطراً إلى أخذ عملك إلى المنزل حتى تنجزه؟

13- هل ترتّب أولويات البنود على لائحة مهماتك أو برنامج عملك؟

14- هل تقوم على نحوٍ منتظم بتنسيق أولوياتك مع رئيسك؟

15- قبل أن تستلم أيّ مهمةً هل تتحقّق من كون النتائج تستحق الوقت المصروف عليها؟

تسجيل النقاط:

في الأسئلة ذات الأرقام: -1 -3 -4 -6 -7 -8 -9 -13 -14 -15 سجّل لنفسك النقاط على هذا النحو:

أ- غالباً = 5    ب– كثيراً = 4    ج- أحياناً = 3    د– نادراً = 2     ﻫ – أبداً = 1

وفي الأسئلة ذات الأرقام -2 -5 -10 -11 -12  سجّل النقاط على هذا النحو:

أ- غالباً = 1    ب– كثيراً = 2   ج- أحياناً = 3    د– نادراً = 4    ﻫ – أبداً = 5

بعد تسجيل النقاط لكل سؤال اجمع النتائج ثم امض إلى تحليل النتائج.

تحليل النتائج:

46 إلى 75 :

إنّك تدير وقتك بفاعلية ممتازة. راجع مجالات إدارة الوقت الرئيسة التي يرتبط بها كل سؤال حتّى تعرف النواحي الأكثر حاجةً إلى الإصلاح ومزيدٍ من التحسين.

31 إلى 45:

إدارتك للوقت جيدة في بعض النواحي، لكن هناك متسع كبير للتطوير. ركّز على نواحي الضعف وستجد أن عملك بات أقلّ ضغطاً وإرهاقاً.

15 إلى 30:

حالتك صعبة يا صديقي. لكن لا تخف، فالمحزن والمخيف حقاً هو أن تعرف أن بإمكانك تغيير أوضاعك ثم ترفض القيام بالخطوة الأولى.

أعمدة إدارة الوقت الخمسة:

تشتمل إدارة الوقت على خمسة أسس رئيسة يعتمد نجاح الإنسان على إتقانها جميعاً. وسنبيّن فيما يلي جوانب إدارة الوقت التي يتعلّق بها كل سؤال حتّى تعرف إلى أين ينبغي أن تركّز جهودك. (طبعاً هناك أسئلةٌ ترتبط بأكثر من جانب)

1- تحديد الأهداف:
إن لم تعرف ماذا تريد فكل الرياح غير مواتية!

يتعلّق بهذا الجانب من إدارة الوقت الأسئلة (6- 10- 14- 15 )

لا أحد يجهل أهمية تحديد الأهداف في توفير الجهود ومنع ضياعها في الحيرة بين الأولويات المتضاربة. ومع ذلك فإن الناس يتجاهلون تحديد الأهداف أو يستخفون به بسبب ما يتطلّبه من جهد وعمق تفكير ووقت لا يبدو أن له ثمرةً فوريّة.

وشأنهم في ذلك شأن الذي يتابع الجري ليلاً ونهار ولا يريد تضييع الوقت في النظر إلى الخريطة والتأكّد من وجهته واستكشاف أفضل الطرق إليها!

2- ترتيب الأولويات:
هل هذا ما ينبغي أن أفعل الآن؟

يتعلّق بهذا الجانب من إدارة الوقت الأسئلة (1- 4- 8- 9- 13- 14- 15)

إنّ معرفة ما ينبغي فعله مهمةٌ جداً ولكن لا بد أيضاً من فعل ذلك في الوقت الذي ينبغي على النحو الذي ينبغي. وباختصار: ترتيب الأولويات هو الذي يضمن لك التمسّك بالهدف لا بالطريق، واستثمار وقتك وجهدك في تحصيل الغايات الأكثر قيمةً وأهميةً واستعجالاً.

3- تدبير المقاطعات الجانبيّة:
لا تسمح باختلاس وقتك، احرص على الثواني قبل الساعات!

يتعلق بهذا الجانب من إدارة الوقت الأسئلة (5- 9- 11- 12)

أن يكون لديك خطة، وان تعرف كيف تنفذ هذه الخطة أمر عظيم. لكن ذلك لا يكفي. ينبغي أن تعرف كيف تتخذ خطواتٍ وقائية وعلاجية في التعامل مع المقاطعات الجانبية التي لا تخلو منها حياة أي إنسان في أي مجال.

4- مرض التسويف:
أجّل إلى الغد ما لا تريد القيام به أبداً!

يتعلّق بهذا الجانب من إدارة الوقت الأسئلة (2- 10- 12)

كثيرون يعانون من مرض التسويف أو المماطلة. والنقطة الأساسية في التخلص من هذه الحالة هي الصدق مع النفس وعدم إنكار المشكلة. وبقدر أهمية الاعتراف بالمشكلة يبقى مهماً أيضاً عدم تضخيمها والتعرّف الواقعيّ على أسباب التسويف والتوجّه إلى معالجة الأسباب الجذرية وليس الأعراض الظاهرية.

5- الجدولة:
راقب وسجّل ثمّ ادرس وعدّل، لا يمكنك أن تدير ما لا يمكنك قياسه ومراقبته!

في النهاية يتوقّف تطبيق معظم مبادئ إدارة الوقت على براعة المرء في الجدولة. نعم أنت تعرف ماذا تريد أن تفعل، وتعرف متى ينبغي أن تقوم بذلك، ولكن كيف تقوم بذلك فعلاً؟

في إدارة مالك لا تستغني عن القياس والضوابط والأرقام، أفلا تستحق إدارة ساعات عمرك القياس والضوابط والميزانيات؟