كيف أفوّض بفاعلية أكبر

كتب لي أحدهم: يعتقد العاملون تحت إدارتي أنّ عليّ تحسين تفويضي لهم (أو أقلّص تدخّلي) فبماذا تنصحون؟

نصيحتي الأولى في تطوير مهارات التفويض delegation لدى القائد هي أن يوجّه اهتمامه نحو مزيدٍ من الفاعلية في تفويضه وليس نحو مزيدٍ من التفويض وحسب.

لقد تعلمت من صديقي العزيز ومرشدي بول هيرسي أن المزيد من التفويض لا يعني بالضرورة تفويضاً أفضل. فإن كنّا نفوّض لموظّف يفتقر إلى الدافعية motivation أو إلى المقدرة ability على القيام بالعمل فإنّما نسيء إلى هذا الموظف ونسيء إلى مؤسستنا. ينبغي على القائد توجيه التفويض نحو المستعدّين للتعامل مع التحدّيات المفوّضة.

حتى تضمن قيامك بالتفويض كما ينبغي ابدأ بترتيب لقاءاتٍ شخصية مع كل موظف في طاقمك. اطلب منه تدوين قائمة بمسؤولياته الأساسية. ثم اطرح عليه هذه الأسئلة: في نطاق تلك المسؤوليات

1- هل توجد نواحٍ ينبغي أن أترك التدخّل فيها أو أزيد من تفويضي لكم؟

2- هل توجد نواحٍ ينبغي أن أزيد من تدخلي فيها أو أن أقدم المزيد من المساعدة لكم؟

إن كنت مثل معظم القادة فستجد إلى جانب النواحي التي تحتاج إلى ترك تدخلك نواحي أخرى يشعر موظفوك بالحاجة إلى مزيد من حضورك فيها. وإذاً ينبغي على القائد تفصيل إستراتيجيّته في التفويض لتناسب الاحتياجات الخاصة للموظفين التابعين لإدارته.

بعد أخذ آراء طاقمك في إدارتك لهم ينبغي أن تحصل على آرائهم في إدارتك لنفسك. فاسألهم:

1- ما الأمور التي ترونني أقوم بها رغم أنّه لا ينبغي لي القيام بها؟

2- هل يمكنني ترك بعض أعمالي الحاليّة وتفويضها للموظّفين في طاقمي؟

إن كنتَ مثل معظم القادة فستجدُ على الأغلب أنّك تضيّع بعضاً من وقتك في أعمالٍ لا ينبغي لمديرٍ في مستواك التنظيميّ أن يقوم بها. إنّ تفويض مثل هذه الأعمال لموظفيك سيولدُ منفعةً مشتركةً إذ يفرّغ مزيداً من وقتك لأجل أعمالٍ إستراتيجية أكثر أهمية، ويساعد موظفيك في تطوير أنفسهم.

بعد حصولك على آراء موظفيك لا تعد بأنّك ستنفّذ كلّ ما يقترحونه. بل عدهم بأنّك ستحسن الإصغاء. وتدرس كل المقترحات، وترجع إليهم بالجواب، وتطبّق ما يمكنك تطبيقه.

نقلا عن المقالة الأصلية : http://www.marshallgoldsmith.com/articles/how-can-i-delegate-more-effectively/