لا تطلبوا مساعدة استشارية .. استعدوا لها أولا (جزء2)

(للإطلاع على الجزء الأول من هذا المقال https://www.gulfinnovation.com/alamalebdaa/?p=1318&preview=true)

هل لديكم الإرادة والإقبال على بذل الجهد؟

بالتأكيد سيقوم الاستشاري الإداري بالتحليل وبعمل مجهد خلف الكواليس، لكنّ جهوداً مثل التخطيط الاستراتيجي والتشغيلي تتطلّب من الإدارة التنفيذية العليا ومن الإدارة الوسطى كثيراً من الوقت والاهتمام.

مشاريع إعادة الهيكلة تتطلب قرارات صعبة من فريق الإدارة كما تتطلب أحياناً جداول اجتماعات مضنية. ينبغي على المنظمة أن توفّر حشد العدد والتنوع اللازم من التنفيذيين والمديرين والموظفين. واعتبارات الآثار المترتبة على جداول عمل الموظفين الأساسيين ينبغي أن توازن بحرص بحيث لا تبرز العراقيل بروزاً مفاجئاً في طريق العمل الاستشاري.

دعم القيادة القوي:

الالتزام بالعمل مع الاستشاري بدءاً من قمة القيادة هو مطلب لابد منه إن كان لهذا العمل أن ينجح ويثمر. ينبغي أن يكون القيادي التنفيذي هو الراعي Sponsor لمشروع العمل الاستشاري، وهو اختصاصيّ إزالة العقبات، وهو رئيس المشّجعين الداخليّ. دعم القيادة مهم أهمية حاسمة في إزالة العقبات من طريق التنفيذيّ، وسيحكم على جهود العمل معه بالفشل إن غاب هذا الدعم.

جاهزون للتعاون مع المستشار فكيف نحسن الاختيار؟

بعد التأمل في اللوازم التي تجعل منظمتكم قادرة على التعاون المفيد مع الاستشاريين إن كنتم ما تزالون تفكرون في التسوّق لاختيار معونة استشارية فكيف تتوصلون إلى موفر المعونة الصحيح؟

في اختيار مؤسسة استشارات إدارية مناسبة يلعب دوراً جوهرياً تقييم أخلاقيات المؤسسة وقيمها الجوهرية تقييماً مترابطاً مع استكشاف وتفهم الأسلوب الذي ستتبعه في مساعدة منظمتكم على تحقيق النتيجة المنشودة.

في غياب دعم القيادة القوي .. ستتحول جهود العمل إلى فشل

الشخصية:

الأخلاقيات والقيم الجوهرية مكونات أساسية ينبغي استكشافها، إذ عليها يقوم الصدق والنزاهة التي تعتمدون عليها في ضمان أن هؤلاء الاستشاريون يضعون احتياجات منظمتكم قبل احتياجاتهم.

عملية التفاهم والاختيار:

خلال عملية المقابلة هذه، اسبر عملياتهم وتفهّم كيف يمكن لطريقتهم أن تحقق احتياجاتكم. إن عملية استشارية تامة ينبغي أن تكشف عدداً من الأمور التي لم تفكروا فيها، وهي مع هذا مفيدة ومولدة لقيمة مضافة أكثر من التوقعات الأولية. “تحليل ثقافة المنظمة، وإدارة التغيير” هي أمثلة على ذلك.

التسعير:

عندما نصل إلى انتقاء شركة استشارية من بين مجموعة خيارات نهائية فإن السعر يظهر أحد أهم الاعتبارات لدى معظم الشركات. قيود الميزانية المحددة سلفاً قد تقود كثيراً من عملية الاختيار إن كانت الشركات المقترحة تطلب أسعاراً تتجاوز الميزانية التي كنتم تفكرون بها من أجل الاستشارة. لدى مراجعتكم التسعير، عليكم تقييم إن كانت الخدمات المقترحة من الاستشاري تبدو معقولة ومتقنة التوجيه لتلبية احتياجاتكم. هل ترون الإطار الزمني لتقديم الخدمات واقعياً؟

تقييمات القيمة “الحقيقية” تصبح أكثر أهمية من مقارنات الأسعار بكميات النقود وحسب، وإذا أحذر من الانزلاق إلى اختيار مشروع تعاون استشاري يبدو أقل سعراً من بقية الخيارات، إلا أنه لا يقدم لكم شيئاً كثيراً ذا قيمة.

صحِّح ميزان المفاضلة واعتمد مقارنة القيمة بالقيمة

إدارة استشارتكم الإدارية: تحتاج وقتاً:

لنفترض أنكم قررتم تكونوا جاهزين فعلاً لاستقبال المساعدة الخارجية من شركة استشارات إدارية. أنتم مستعدّون للأمر وتتفهّمون تطلبه للوقت منكم ومن موظفيكم. توصلتم إلى اختيار الشركة التي رأيتم أنها الأفضل من بين الشركات التي درستم. والآن:

• كيف ستقيّمون إن كان استشاريّكم الإداريّ يقوم بعمل حسن؟
• كيف ستقررون إن كنتم تحصلون على القيمة التي تستحقون؟

ينبغي على شركتكم الاستشارية التي تقدم لكم بيان عمل تفصيليا (SOW) يبيّن الخدمات التي يراد تقديمها مع توصيف المخرجات المراد توليدها والتقديرات التي يتوقعها الاستشاري من أجل الجداول الزمنية والتكاليف وغيرها.

إن متابعة الأداء ومقارنته مع المبين في “بيان العمل SOW” هو الطريقة الأجدى والأوضح لتقييم الاستشاري. وجودة العمل المنجز في البداية ينبغي أن تكون مؤشراً جيداً على القيمة التي سيولّدها عمل الاستشاريين.

قد يستغرق الفريق الاستشاري وقتاً ليس بالقليل حتى يقدّم حصيلة المرحلة الافتتاحية لكن طالماً أنهم ملتزمون بالجدول الزمني، واحترافيون ومجتهدون في القيام بالمهمات التي تتطلبها عمليتهم، فعليك أن تغلّب جانب الظن الحسن بهم. سرعان ما يتكون لديكم انطباع عما يجري بناءً على كيفية تفاعلهم مع موظفيكم وجاهزيتهم لكل اجتماع أو ورشة عمل أو مراجعة أو عرض تقديمي.

اختيار الاستشاريون:

فلنواجه الأمر في صياغة الاستراتيجية وتنفيذها هناك قدر هائل من التعقيد يصعب التغلّب عليه، سواء أكنت أنت الرئيس التنفيذي أم كنت موظفاً قيادياً تابعاً للرئيس.

ليس هناك نقص في المعروض من الشركات الاستشارية التي تخدم مؤسسات الأعمال في إدارة الاستراتيجية أو العمليات. والاستشاريون الخارجيون يمكن أن يوجد لديهم مساعدة هائلة، إن كان هناك زواج مناسب صحيح بين العميل وبين الشركة الاستشارية.

يمكن للاستشاريين تقديم عملية وهيكلية غنيّتين لتحليل وتفهّم العلاقات المتشابكة داخل المنظمة. يتوفر لدى الاستشاريين الخارجيين المقدرة الفريدة على توصيف وتسمية الأمور بأسمائها، وإنما يدفع لهم بسخاء كي يقوموا بذلك. إنها وظيفة الاستشاري: تفهّم الخيوط المتشابكة في نسيج المنظمة العميلة ورسم خريطة النظام البيئي لدى العميل بكفاءة تمكّن من تقييمه وزيادة فاعليته وتحسينه.

يتطلّب هذا مكاشفة صريحة لا تنازل فيها بين التنفيذيين لدى العميل ولدى المؤسسة الاستشارية. كما يتطلب علاقة ثقة قوية. بغياب التبادل الشفاف لحقائق العمل وغياب الانفتاح على التغيير فإن مساعدة الشركة من استشاري خارجيّ لن تكون إلا عملاً مغامراً متوهماً لا يؤدي في النهاية إلى إرضاء أي من الفريقين.

والأكثر أهمية ينبغي أن لا يوجد لدى الاستشاري أيّ خوف لدى تطرّقه إلى المجالات الحساسة لدى العميل، ولدى تقديمه حقائق وضع الشركة إلى التنفيذيين الذين استأجروا خدماته. إن كان الاستشاري عرضة للمخاوف ومتنازلاً عن الصدق المطلق فإن هذا سيحط من مقدرته على مساعدة العميل، لذلك ينبغي أن لا ينأى الاستشاريون بأنفسهم عن التعرّض للمواقف الصعبة والحوارات الشائكة التي لا بد من إجرائها.

ليس كل العملاء مهيئين للعمل مع شركة استشارات إدارية، وبالتأكيد ليس كل الاستشاريين مهيّئين للهمل مع كل الشركات.

أحد المفاتيح في اختيار الشركة الاستشارية الصحيحة هو اختيار الشركة التي تشعرون بأنها ستلتزم بمعايير الصدق والأمانة الواجبة ممارستها على الاستشاريين في مجالكم. كذلك ينبغي على الشركة الاستشارية أن تنتقي عملاءها بحرص وإلا فإنها تخاطر بالتورّط مع عميل لا يحتاج المساعدة التي يطلبها.

والآن: هل أنتم جاهزون للاستعانة بشركة استشارات استراتيجية خارجية؟

الكاتب: جو إيفانز: استشاري مخضرم والرئيس التنفيذي لشركته الاستشارية الخاصة